Decreto 23 luglio 2004 n. 222 – Regolamento recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione nonché di tenuta del registro degli organismi di conciliazione di cui all’articolo 38 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n.5

Visto l’ articolo 38 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5, recante definizione dei procedimenti in materia di diritto societario e di intermediazione finanziaria, nonché in materia bancaria e creditizia, in attuazione dell’ articolo 12 della legge 3 ottobre 2001, n. 366 e, in particolare, il comma 2, ove si dispone che «il Ministro della giustizia determina i criteri e le modalità di iscrizione nel registro di cui al comma 1, con regolamento da adottare ai sensi dell’ articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400, entro novanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto»;
Visto l’articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell’adunanza del 5 aprile 2004;
Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri, a norma dell’articolo 17, comma 3, della citata legge n. 400 del 1988, effettuata con nota prot. 1244/U-24/36-7 del 20 maggio 2004 ai sensi del predetto articolo;

D E C R E T A
il seguente regolamento
Art. 1
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento si intende per:

a.«ministero»: il Ministero della giustizia;
b.«decreto»: il decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5;
c.«registro»: il registro degli organismi costituiti da enti pubblici o privati, deputati a gestire i tentativi di conciliazione a norma dell’articolo 38 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5;
d.«conciliazione»: il servizio reso da uno o più soggetti, diversi dal giudice o dall’arbitro, in condizioni di imparzialità rispetto agli interessi in conflitto e avente lo scopo di dirimere una lite già insorta o che può insorgere tra le parti, attraverso modalità che comunque ne favoriscono la composizione autonoma;
e.«conciliatore»: le persone fisiche che, individualmente o collegialmente, svolgono la prestazione del servizio di conciliazione rimanendo prive, in ogni caso, del potere di rendere giudizi o decisioni vincolanti per i destinatari del servizio medesimo;
f.«organismo»: l’organizzazione di persone e mezzi che, anche in via non esclusiva, è stabilmente destinata all’erogazione del servizio di conciliazione;
g.«ente pubblico»: la persona giuridica di diritto pubblico interno, comunitario, internazionale o straniero;
h.«ente privato»: qualsiasi soggetto, diverso dalla persona fisica, di diritto privato;
i.«responsabile»: il responsabile della tenuta del registro nominato ai sensi dell’articolo 3 del presente regolamento;
l.CCIAA: le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura.

Art. 2
Oggetto

1. Il presente regolamento disciplina l’istituzione presso il Ministero del registro degli organismi costituiti da enti pubblici o privati, deputati a gestire i tentativi di conciliazione a norma dell’articolo 38 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5.
2. Il presente regolamento disciplina, altresì, i criteri e le modalità di iscrizione nel medesimo registro, con i relativi effetti, la formazione dell’elenco degli iscritti e la sua revisione periodica, nonché la sospensione e la cancellazione dal registro dei singoli organismi, con i relativi effetti.

Art. 3
Istituzione del registro

1. E’ istituito il registro degli organismi autorizzati alla gestione dei tentativi di conciliazione.
2. Il registro è tenuto presso il Ministero nell’ambito delle risorse umane e strumentali già esistenti presso il Dipartimento per gli affari di giustizia; ne è responsabile il direttore generale della giustizia civile, ovvero persona da lui delegata con qualifica dirigenziale nell’ambito della direzione generale.
3. Per la tenuta del registro, il responsabile può avvalersi con compiti consultivi di un comitato di tre giuristi esperti nella materia della risoluzione alternativa delle controversie (ADR), designati dal Capo del Dipartimento per un periodo non superiore a due anni; ai componenti del comitato non spettano compensi, nè rimborsi spese a qualsiasi titolo dovuti.
4. Il registro e’ articolato in modo da contenere almeno le seguenti annotazioni:
a. parte I: enti pubblici;
i) sezione A: elenco dei conciliatori;
b. parte II: enti privati;
i) sezione A: elenco dei conciliatori;
ii) sezione B: elenco dei soci, associati, dipendenti, amministratori, rappresentanti.
5. Il responsabile cura il continuo aggiornamento dei dati e puo’ prevedere ulteriori integrazioni delle annotazioni in conformità alle previsioni del presente regolamento.
6. La gestione del registro avviene con modalita’ informatiche che assicurino la possibilità di rapida elaborazione di dati con finalita’ statistica e ispettiva o, comunque, connessa ai compiti di tenuta di cui al presente regolamento.
7. Gli elenchi dei conciliatori sono pubblici; l’accesso alle altre annotazioni è regolato dalle vigenti disposizioni di legge.

Art. 4
Criteri per l’iscrizione nel registro

 1. Nel registro sono iscritti, a domanda, gli organismi di conciliazione costituiti da enti pubblici e privati o che costituiscono autonomi soggetti di diritto pubblico o di diritto privato.
2. Gli organismi di conciliazione costituiti, anche in forma associata dalle CCIAA sono iscritti su semplice domanda.
3. Il responsabile verifica la professionalità e l’efficienza dei richiedenti diversi da quelli indicati al comma 2 e, in particolare:

a. la forma giuridica dell’ente o dell’organismo, il suo grado di autonomia, nonché la compatibilità della sua attività con l’oggetto sociale o lo scopo associativo;
b. la consistenza dell’organizzazione di persone e mezzi, e il suo grado di adeguatezza, anche sotto il profilo patrimoniale; l’istante, in ogni caso, deve produrre polizza assicurativa di importo non inferiore a 500.000 euro per le conseguenze patrimoniali comunque derivanti dallo svolgimento del servizio di conciliazione;
c. i requisiti di onorabilità dei soci, associati, amministratori o rappresentanti dei predetti enti, non inferiori a quelli fissati a norma dell’articolo 13 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58;
d. la trasparenza amministrativa e contabile dell’ente, ivi compreso il rapporto giuridico ed economico tra l’ente e i singoli conciliatori;
e. le garanzie di indipendenza, imparzialità e riservatezza nello svolgimento del servizio, nonché la conformità del regolamento di procedura di conciliazione alla legge e della tabella delle indennità ai criteri stabiliti dal regolamento emanato a norma dell’articolo 39 del decreto;
f. il numero dei conciliatori, non inferiore a sette, che abbiano dichiarato la disponibilità a svolgere le funzioni di conciliazione in via esclusiva per il richiedente;
g. la sede dell’organismo di conciliazione.
4. Il responsabile verifica in ogni caso:
a. i requisiti di qualificazione professionale dei conciliatori per i quali, ove non siano professori universitari in discipline economiche o giuridiche, o professionisti iscritti ad albi professionali nelle medesime materie con anzianità di iscrizione di almeno quindici anni, ovvero magistrati in quiescenza, deve risultare provato il possesso di una specifica formazione acquisita tramite la partecipazione a corsi di formazione tenuti da enti pubblici, universita’ o enti privati accreditati presso il responsabile in base ai criteri fissati a norma dell’articolo 10, comma 5;
b. il possesso, da parte dei conciliatori, dei seguenti requisiti di onorabilità:
1. non avere riportato condanne definitive per delitti non colposi o a pena detentiva, anche per contravvenzione;
2. non avere riportato condanne a pena detentiva, applicata su richiesta delle parti, non inferiore a sei mesi;
3. non essere incorso nell’interdizione perpetua o temporanea dai pubblici uffici;
4. non essere stato sottoposto a misure di prevenzione o di sicurezza;
5. non avere riportato sanzioni disciplinari diverse dall’avvertimento.
5. Qualora l’ente sia un’associazione tra professionisti o una società tra avvocati, all’organismo devono essere destinati, anche in via non esclusiva, almeno due prestatori di lavoro subordinato, con prevalenti compiti di segreteria, ai quali risulti applicato il trattamento retributivo e previdenziale previsto dal rispettivo contratto collettivo nazionale di lavoro; in ogni altro caso, i compiti suddetti devono essere svolti da almeno due persone nominativamente indicate con riferimento anche al tipo di trattamento giuridico ed economico applicato.
6. I predetti compiti non possono essere svolti dalle persone indicate alle lettere c) ed f) del comma 3.

  Art. 5
Procedimento

 1. Il responsabile approva il modello della domanda e fissa le modalità di svolgimento delle verifiche, con l’indicazione degli atti, dei documenti e dei dati di cui la domanda deve essere corredata; delle determinazioni relative è data adeguata pubblicità, anche attraverso il sito internet del Ministero; alla domanda devono essere, in ogni caso, allegati il regolamento di procedura e la tabella delle indennità redatta in conformita’ del regolamento emanato a norma dell’articolo 39 del decreto; per gli enti privati, l’iscrizione nel registro comporta l’approvazione delle tariffe.
2. Per gli enti pubblici non nazionali, si provvede in conformità al comma 1, sentito il Ministero degli affari esteri.
3. La domanda e i relativi allegati, compilati secondo il modello predisposto, sono trasmessi al Ministero, anche in via telematica, con modalità che assicurino la certezza dell’avvenuto ricevimento.
4. Il procedimento di iscrizione deve essere concluso entro novanta giorni a decorrere dalla data di ricevimento della domanda; la richiesta di integrazione della domanda o dei suoi allegati è ammessa per una sola volta e interrompe il predetto termine, che inizia nuovamente a decorrere dalla data in cui risulta pervenuta la documentazione integrativa richiesta.
5. Decorsi novanta giorni dal termine di cui al comma 4 senza che il responsabile abbia provveduto, si procede comunque all’iscrizione.
6. Tutte le comunicazioni successive tra il Ministero e gli enti pubblici e privati si conformano alle modalità previste dall’articolo 17 del decreto.

Art. 6
Limiti individuali all’esercizio delle funzioni

1. Il richiedente è tenuto ad allegare alla domanda di iscrizione l’elenco dei conciliatori che si dichiarano disponibili allo svolgimento del servizio, mediante distinte dichiarazioni, debitamente sottoscritte dagli interessati.
2. Ferme le dichiarazioni di esclusività richieste a norma dell’articolo 4, comma 3, lettera f), nessuno può dichiararsi disponibile a svolgere le funzioni di conciliazione per più di tre organismi.
3. La violazione degli obblighi inerenti le dichiarazioni previste dal presente articolo, commesse da pubblici dipendenti o da professionisti iscritti ad albi professionali costituisce illecito disciplinare sanzionabile ai sensi delle rispettive normative deontologiche; il responsabile è tenuto a informarne gli organi competenti.

Art. 7
Regolamento di procedura

1. Il regolamento di procedura si ispira ai principi di informalità, rapidità e riservatezza ed ai principi indicati nell’articolo 40 del decreto; è, in ogni caso, vietata l’iniziativa officiosa del procedimento.
2. Il regolamento contiene l’indicazione del luogo dove si svolge il procedimento di conciliazione, che è derogabile soltanto su accordo delle parti per singoli atti; qualunque altra disposizione del regolamento è derogabile per accordo delle parti; il regolamento assicura la possibilità che il conciliatore designato, se le parti lo richiedono, concluda il procedimento con una proposta a norma dell’articolo 40, comma 2, del decreto.
3. Il regolamento stabilisce le cause di incompatibilità allo svolgimento dell’incarico; in ogni caso, i giudici di pace, finché dura il loro mandato, non possono svolgere la conciliazione in forme e modi diversi da quelli stabiliti dall’articolo 322 del codice di procedura civile.
4. Il regolamento deve, in ogni caso, prevedere che il procedimento di conciliazione possa avere inizio solo dopo la sottoscrizione da parte del conciliatore designato della dichiarazione di imparzialità di cui all’articolo 15, comma 3, lettera a).
5. Le parti hanno, in ogni caso, diritto di accesso agli atti del relativo procedimento che il responsabile, designato dall’ente o organismo, è obbligato a custodire in apposito fascicolo debitamente registrato e numerato nell’ambito del registro di cui all’articolo 12; sono escluse eventuali comunicazioni riservate al solo conciliatore, tali espressamente qualificate dalle parti; i dati, comunque raccolti, sono trattati nel rispetto delle disposizioni del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante “Codice in materia di protezione dei dati personali”.

Art. 8
Obblighi degli iscritti

1. L’ente o l’organismo iscritto è obbligato a comunicare immediatamente tutte le vicende modificative dei requisiti, dei dati e degli elenchi comunicati ai fini dell’iscrizione.
2. Dell’esito positivo della conciliazione conclusa per il tramite dell’organismo di conciliazione deve essere redatto apposito verbale da trasmettere senza ritardo al responsabile del registro il quale, su istanza di parte, lo trasmette al presidente del tribunale ai fini dell’omologazione.

Art. 9
Effetti dell’iscrizione

1. Adottato il provvedimento di iscrizione nel registro e comunicato all’istante il numero d’ordine attribuito nel registro all’ente o organismo, nè l’ente, l’organismo, nè il conciliatore designato possono, se non per giustificato motivo, rifiutarsi di svolgere la prestazione richiesta.
2. Dalla data della comunicazione di cui al comma precedente, l’ente o organismo è tenuto, negli atti, nella corrispondenza nonchè nelle forme di pubblicità consentite, a fare menzione del numero d’ordine con la dicitura: “iscritto al n. … del registro degli organismi deputati a gestire tentativi di conciliazione a norma dell’articolo 38 del decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 5”.
3. A far data dal secondo anno di iscrizione, entro il 31 marzo di ogni anno successivo, ogni ente o organismo trasmette il rendiconto della gestione su modelli predisposti dal Ministero e disponibili sul relativo sito internet.

Art. 10
Sospensione e cancellazione dal registro

1. Al responsabile compete il potere di sospensione e, nei casi più gravi, di cancellazione dal registro, secondo le norme che regolano il procedimento amministrativo, in presenza di notizie o eventi che, qualora già conosciuti o accaduti, o comunque verificatisi successivamente, ne avrebbero impedito l’iscrizione, ovvero in caso di violazione degli obblighi di comunicazione di cui all’articolo 8.
2. E’ disposta la cancellazione degli enti e organismi che non abbiano svolto almeno cinque procedimenti di conciliazione nel corso di un biennio.
3. La cancellazione d’ufficio preclude all’ente o all’organismo di ottenere una nuova iscrizione, prima che sia decorso un triennio; i regolamenti di procedura disciplinano la sorte dei procedimenti in corso al momento della cancellazione dell’ente o dell’organismo dal registro.
4. Spetta al responsabile, per le finalità di cui al comma 1, l’esercizio del potere di controllo, anche mediante acquisizione di atti e notizie, che viene esercitato nei modi e nei tempi stabiliti da circolari o atti amministrativi equipollenti, di cui viene curato il preventivo recapito, anche soltanto per via telematica, ai singoli enti o organismi interessati.
5. Il responsabile stabilisce i requisiti di accreditamento dei soggetti abilitati a tenere i corsi di formazione previsti dall’articolo 4, comma 3, lettera d); in via transitoria, e finché non si sia autonomamente determinata, il responsabile applica i criteri elaborati dall’Unione italiana delle CCIAA per il corso di conciliazione di livello base, con una durata non inferiore a 32 ore di lezione, di cui almeno 16 ore di pratica e 4 ore per la valutazione,
per un numero massimo di 30 partecipanti.
6. Il responsabile può richiedere agli enti o organismi attestazioni omogenee di qualità, a far data dal secondo anno successivo all’iscrizione nel medesimo.

Art. 11
Revisione del registro

1. La revisione del registro e’ disposta dal responsabile con cadenza triennale; degli esiti e’ informato il procuratore generale della Corte suprema di cassazione, relativamente a quanto previsto dall’articolo 42, comma 3 del decreto.
2. Il Ministro dell’economia e delle finanze riceve annualmente le informazioni specificamente finalizzate al monitoraggio degli effetti fiscali di favore previsti per il verbale di conciliazione.

Art. 12
Registro degli affari di conciliazione

1. Ciascun ente o organismo e’ tenuto a istituire un registro, anche informatico, degli affari di conciliazione, con le annotazioni relative al numero d’ordine progressivo, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della controversia, il conciliatore designato, la durata del procedimento e il relativo esito; il legale rappresentante dell’ente o dell’organismo deve presentare senza indugio al responsabile, che ne faccia richiesta per ragioni attinenti all’esercizio dei poteri previsti dal presente regolamento, i dati raccolti e i documenti conservati.
2. Ulteriori registri o annotazioni possono essere stabiliti con determinazione del responsabile, previamente comunicate agli iscritti.
3. A norma dell’articolo 2961, primo comma, del codice civile è fatto obbligo all’ente od organismo di conservare copia degli atti dei procedimenti trattati per almeno un triennio dalla data di esaurimento del mandato.

Art. 13
Obblighi di comunicazione al responsabile

1. L’autorità giudiziaria incaricata dell’omologazione ai sensi dell’articolo 40, comma 8, del decreto provvede alla segnalazione al responsabile di tutti i fatti e le notizie rilevanti ai fini dell’esercizio dei poteri previsti nel presente regolamento.
2. L’autorità giudiziaria trasmette, in ogni caso, al responsabile copia dei provvedimenti di diniego di omologazione dei verbali di conciliazione conclusi per il tramite degli organismi.

Art. 14
Responsabilità del servizio di conciliazione

1. Il conciliatore designato deve eseguire personalmente la sua prestazione; della sua opera risponde anche l’ente o l’organismo di appartenenza.

Art. 15
Obblighi del conciliatore e dei suoi ausiliari

1. Chiunque presti la propria opera o il proprio servizio nell’organismo di conciliazione è tenuto all’obbligo di riservatezza su tutto quanto appreso per ragioni dell’opera o del servizio.
2. Al conciliatore e ai suoi ausiliari è fatto divieto di assumere diritti o obblighi connessi, direttamente o indirettamente, con gli affari trattati, ad eccezione di quelli strettamente inerenti alla prestazione dell’opera o del servizio;è fatto loro divieto di percepire compensi direttamente dalle parti.
3. Al conciliatore è fatto, altresì, obbligo di:
a. sottoscrivere per ciascun affare per il quale e’ designato una dichiarazione di imparzialità secondo le formule previste dal regolamento di procedura applicabile, nonche’ gli ulteriori impegni eventualmente previsti dal medesimo regolamento;
b. informare immediatamente l’ente o l’organismo, ed eventualmente le parti dell’affare in corso di trattazione, delle vicende soggettive che possono avere rilevanza agli effetti delle prestazioni conciliative e dei requisiti individuali richiesti ai fini dell’imparzialità dell’opera;
c. corrispondere immediatamente a ogni richiesta del responsabile in relazione alle previsioni contenute nel presente regolamento.
4. La violazione degli obblighi di cui al presente articolo determina il venire meno dei requisiti di onorabilità di cui all’articolo 4, comma 4, lettere a) e b).

Art. 16
Divieti conseguenti al servizio di conciliazione

1. Salvo quanto disposto dall’articolo 4, comma 3, lettera b), secondo periodo, l’ente o l’organismo non può assumere diritti e obblighi connessi con gli affari trattati dai conciliatori che operano presso di sè o presso altri enti o organismi iscritti nel registro.

Art. 17
Invarianza della spesa

Dall’attuazione delle disposizioni del presente decreto non derivano nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato.

 Art. 18
Entrata in vigore

1. Il presente decreto entra il vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara’ inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E’ fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

Roma, 23 luglio 2004